Нужно ли сохранять чеки от эквайринга

Эквайринг позволяет покупателям расплачиваться за товары или услуги банковской картой через специальные терминалы. Во время оплаты терминал выдает два чека, их называют слипами. Один слип-чек вы обязаны выдать покупателю вместе с обычным кассовым чеком. Второй слип-чек вы оставляете себе, и так за каждую операцию. Обязанность выдавать чек при безналичной оплате регулируется законом № 103-ФЗ.

Сколько хранить чеки по эквайрингу

Все чеки по терминалу нужно собрать и сохранить. Срок хранения чеков по эквайрингу чаще всего составляет 3 года. Если в вашем договоре с банком это не прописано, то хранить такие чеки нужно 5 лет, так как они являются первичными кассовыми документами.

Рекомендуем: Тарифы на эквайринг и рейтинг всех банков.

Зачем оставлять чеки

Для чего вам могут понадобиться чеки по терминалу:

  • ведение бухгалтерской отчетности;
  • разрешение споров с покупателем;
  • доказательство платежа для банка в случае неполного поступления средств на расчетный счет;
  • для возврата денег покупателю;
  • восстановление данных при утере отчета за смену (Z-отчета);
  • запрос от банка по предоставлению чеков.

Банки могут попросить вас предоставить информацию по операциям с картами, а именно чеки по эквайрингу или их копии за определенный период или по конкретным операциям. Это нужно для разрешения спорных ситуаций или для исключения мошеннических действий. Срок предоставления документов банку составляет 3 рабочих дня. Поэтому лучше все чеки упорядочить и сохранить таким образом, чтобы данные на них не потерялись.

Как хранить слипы по эквайрингу

Не существует строгих правил, как хранить слипы по эквайрингу. Вы сами определяете для себя, как вам будет удобно это делать. Учитывайте то, что в терминале для печати чеков используется специальная термолента. Со временем на свету чеки выгорают и становятся белыми, а при нагревании — темнеют. Поэтому чтобы вы не потеряли данные, снимайте с чеков ксерокопию, которую лучше сразу заверять и ставить печать вашей организации.

К копии обязательно прикрепляйте оригинал чека и храните его, даже если он уже не читается.

Для удобства поиска и составления отчетности следует упорядочить чеки за день или за смену. Их можно хранить в коробке, банке или другом удобном вам месте, главное, вдали от света и прямых источников тепла. Заведите папку, в которую будете подшивать чеки по эквайрингу, используйте разделители с указанием дат, чтобы можно было быстро найти необходимую операцию.

Рекомендуем прочитать: Как подключить торговый, мобильный и интернет-эквайринг + подключение к кассе.

Передача чеков в банк

Каждый день банк получает информацию по всем операциям, совершенным через терминал. По отчетам, которые поступают в банк после закрытия дня, происходит сверка итогов. Однако бывают случаи, когда у банка возникают вопросы по конкретным операциям, тогда он запрашивает бумажные чеки по эквайрингу — слипы. Банк выполняет требования законодательства, поэтому обязан проверять подозрительные операции и противодействовать мошенническим операциям.

Далее в таблице пошагово рассмотрим действия в случае, если на ваш адрес из банка-эквайера поступил запрос о предоставлении документов:

№ Порядок действий На что нужно обратить внимание
1 Банк отправил вам запрос на предоставление слипов Обратите внимания на сроки предоставления документов
2 Вы собираете пакет документов К чекам лучше приложить их ксерокопию, даже если они незначительно стерлись
3 Составляете опись передаваемых документов и вкладываете в папку Это нужно для того, чтобы при обратной передаче сверить, все ли вам вернули, и для того, чтобы доказать, что документы вы передали в срок
4 Передаете документы в банк При передаче пакета документов проследите, чтобы банк проставил на описи отметку о принятии документов
5 Если у банка больше нет вопросов, через некоторое время вы получаете документы обратно Сверьте пакет документов с описью

Реклама. Информация о рекламодателе(ях) по ссылкам и кнопкам в статье.